企業活動の中で、日々作成・保管される膨大な書類。
それらは業務を支える重要な記録である一方で、一定の期間を過ぎると保管スペースを圧迫するだけでなく、情報漏洩のリスクも伴います。
例えば、公共事業の入札記録、実行計画に関する書類や会社内部の構造資料は、流出した場合に大きな対外信用の損失や訴訟リスクに繋がりかねません。
これらのリスクをゼロにするためにも、適切な書類の処分は企業のセキュリティ向上と効率的なオフィス運営に欠かせません。
書類の処分を計画する際には、まず保存期間を確認することが重要です。
法律や規定で保存が義務付けられている書類があるため、それに基づいた分類が必要です。
- 税務関連書類: 通常は7年
- 契約書: 最低でも7年（内容により異なる）
- 労務関連書類: 3年以上（内容により異なる）
- 建設実績記録、工事完了証明書: プロジェクト終了後、7年以上
建設業界・化学工業などインフラや直接人体の安全にかかわる業種の場合、工事に関する設計資料や出された価格計算のデータなどは、実質的な保存期間が長くなりがちです。例えば、公共事業の入札が関わるデータは、7年を一つの目安として判断しましょう。
書類を処分する際には、情報漏洩を防ぐための適切な手段を選ぶことが必須です。
特に個人情報や機密情報、公共事業の規模や設計に関する書類を含む書類は、一般的なゴミとして廃棄することは避けなければなりません。
大きく分けて企業内で復元不可能な状態まで粉砕してから処理をする方法と、専門業者に任せる方法があります。
これらの方法を使うことで、廃棄時の情報漏洩リスクを最小限に抑えることができます。
むしろこれらの処理をせずに処分することは社会的信用を失墜するため、まだ導入していない事業所様は一刻も早く改善することが求められます。
書類処分の専門業者を利用することには、以下のようなメリットがあります。
安全な処分方法
リーガルサービスでは、千葉・東京を中心に機密文書・機密書類の回収・廃棄・処理を手がけています。
当社では社内で処理する時間やコストを削減しつつ、情報漏洩のリスクを徹底的に抑えるサービスをご提供しています。
リーガルサービス株式会社は千葉県船橋市を拠点として、
千葉県内（習志野市、市川市、浦安市、千葉市）
東京都（台東区、墨田区、江東区、江戸川区、葛飾区、中央区）など
幅広い範囲で回収が可能です。
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