機密文書処理を業者に頼むメリット｜千葉のリーガルサービス

まだ社内でやっていますか？
機密文書の処理は信頼できる業者へ依頼しましょう

日々大量に発生するドキュメントの中には、機密文書・機密書類も含まれているはずです。それらの廃棄・処分を自社で行おうとすると、手間もコストもかかってしまいます。今日では機密文書処理を請け負う専門業者も登場しており、セキュリティに関する知識やノウハウを持っている業者なら、手間やコストを抑えて安全に機密文書・機密書類を処分してくれるので安心です。

千葉県船橋市の「リーガルサービス」では、お客様の事業内容や求めるセキュリティレベルに合わせた機密文書・機密書類の処理方法をご提案しています。こちらでは、業者へ依頼するメリットや業者選定のポイントをご紹介します。

業者に頼むメリットは？

社内・組織内で発生する機密書類を内部で処分しようとすると、そのための設備投資や人件費がかかってしまいます。専門業者へ依頼すれば、大量のドキュメントも一括して引き受けてくれ、機密レベルに応じて適切に廃棄処分してくれます。電話やメール、FAXなどの手段で依頼に応じられる業者がほとんど。スピーディに、かつ手軽に、文書の廃棄・処理ができます。

機密文書を処理する場合、多くの方が選択されるのが「溶解処理」です。溶解処理では、機密文書は運搬業者に回収され、提携する製紙工場へと運ばれます。運ばれた書類は水を張った大型ミキサーのような機械に段ボールごと入れられ、バラバラの繊維になるまでほぐされます。一度も箱を開けることなく、情報を抹消することが可能です。

溶解処理された文書は情報が確認できない繊維の状態になり、再生紙の原料として資源化されます。多くの業者は提携する製紙メーカーへ持ち込み、溶解処理を行います。製紙工場では環境に悪影響を及ぼさない対策を施してから処理されるので、さらに安心です。業者にとっては「溶解証明書」や「リサイクル証明書」を発行するところもあり、その場合は環境への取り組みの一環として企業のプロモーションにも役立てられます。

具体的な業者選定ポイントは？

機密文書処理を専門に行っている会社か？

機密文書処理に関しては古紙回収業者などのさまざまな事業者が参入しており、業者によってサービスの品質に差があるのが現状です。また、情報漏えいに関して、きちんとした知識・意識を持ちあわせていない業者も見受けられます。機密文書・機密書類の回収・廃棄・処理に関しては、できるだけ実績がある業者だと安心です。

機密文書として他の廃棄物処理とは区分けしています

リーガルサービスでは機密文書だけでなく、段ボールやさまざまな古紙、ペットボトルなどの回収も手がけています。しかし、それぞれの取り扱い品目を適切に処理できるようしっかり業務を区分けしており、他の廃棄物と混在させるようなことはありません。お客様からお預かりした機密書類は製紙工場へ直接持ち込みますので、保管時に生じる漏えいリスクもないのが特長です。

セキュリティ意識は高いか、具体的な対策を講じているか？

機密文書を取り扱うにあたり、きちんとしたセキュリティ意識を持っている業者を選びたいものです。回収から運搬、処理まで一貫したポリシーやルールを設定し、教育されたスタッフが対応してくれる業者を選びたいものです。具体的に回収からの流れをしっかり説明が受けられる業者を選びましょう。

お客様の目的に応じた3プランをご用意しています

当社では、お客様のご希望に合わせて、シュレッダー・焼却・溶解という3種類の処理に対応しているだけでなく、機密レベル・セキュリティレベルに応じた3つの回収プランをご用意しています。各種許認可も取得し、機密レベルに適した情報漏えい対策を行っているほか、スタッフ教育も徹底。お客様のニーズにマッチしたサービスのご提供と適切な料金設定に努めています。

処理工程やフローはしっかりしているか？

機密文書の処分で気になるのが、業者へ書類を渡したその後の処理工程。適切な処理をしているかどうか、事前に確認できるといいですね。どのような処理方法で、どういったフロー（流れ）で機密書類が扱われているのか、質問したときにすぐに答えられるような業者であれば安心です。

実際の処理工程をご見学いただけます

リーガルサービスでは業務の一環として、お客様に実際の処理工程を見学していただけるサービスをご用意しています。これは預けた機密情報の安全性を見ていただくというだけでなく、作業工程・内容の確実性、コストの妥当性をご確認いただくため、そして信頼に値する処理が実現していることをきちんとお伝えするためです。

機密文書廃棄・機密書類処理ならリーガルサービスへ

千葉県船橋市のリーガルサービスでは、千葉・東京を中心に首都圏のオフィス（企業・病院・学校・塾）から出る機密文書・機密書類の回収・処理・リサイクルサービスをご提供しています。機密書類処理のご依頼からの流れや、その他古紙類の引き取り・持ち込みの流れもそれぞれご確認いただけます。ご不明点や疑問点、個別のお問い合わせ内容にもそれぞれお答えすることができますので、何でもお気軽にご相談ください。